Privatlivspolitik for Frivilligcenter og Selvhjælp Svendborg

Udarbejdet og gældende fra 25.05.2018, revideret 14.04.2021.

Frivilligcenter og Selvhjælps Svendborgs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Frivilligcenter og Selvhjælp Svendborg er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Lisbet Praëm
Adresse: Frederiksgade 8, 5700 Svendborg
CVR: 15810297
Telefonnr.: 6056 2644
Mail: info@fcss.dk
Website: www.fcss.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlems- og foreningsoplysninger:

Almindelige person- og foreningsoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, seneste kontingentbetaling
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
En persons foreningstilknytning er principielt en potentiel personfølsom oplysning

Oplysninger om frivillige:

Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Oplysninger om ansatte, bestyrelse:

Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Oplysninger om brugere af vores tilbud:

Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

Etnicitet
Sygdom/helbred
Seksuelle forhold
Politisk eller religiøs overbevisning

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Der indhentes ikke oplysninger fra offentlige myndigheder hvis du kontakter os som bruger af vores tilbud
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, refusioner, kørselsgodtgørelse, flexjob og lignende

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt hos os
Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på frivillige:

Håndtering af frivilliges hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

Formål med behandling af brugeroplysninger:

Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt hos os
Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Udøvelse af foreningsaktiviteter
Udøvelse af synliggørende/understøttende aktiviteter for det frivillige social arbejde
Håndtering af dine eventuelle medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Afholdelse af sociale arrangementer, aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter din eventuelle udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er at børn er under 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I vores formidlingsarbejde sker der videregivelse af oplysninger om foreningens aktiviteter, formål, målgruppe, brug af frivillige samt de oplyste kontaktinformationer til foreningerne (kontaktpersonens). Der sker videregivelse på vores hjemmeside, i Den Sociale Vejviser og ved borgerhenvendelser.

I forbindelse med foreningsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer (f.eks. ved kursusdeltagelse hvor anden aktør kræver deltageroplysninger)

Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte og frivillige i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ansat, frivillig eller bruger af vores tilbud:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Foreninger/aktiviteter i Den Sociale Vejviser:

Efter forenings/aktivitetens ophør fjernes oplysningerne, herunder kontaktpersoner fra den eksterne/tilgængelige Vejviser så snart ophøret meddeles os
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi informationerne internt i vores database i op til 1 år efter dit/foreningens virke

Frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Brugere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af din relation til os/dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige brugeroplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ansatte, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Bilaget er udarbejdet af Frivilligcenter og Selvhjælp Svendborg og godkendt af bestyrelsen for Frivilligcenter og Selvhjælp, 2. udgave, februar 2020.